Zmena sídla s.r.o. v 4 krokoch - aktualizovaný článok pre rok 2022

Sídlo firmy podľa Obchodného zákonníka

Sídlo firmy je podľa Obchodného zákonníka adresa, ktorá je ako sídlo spoločnosti zapísaná v obchodnom registri. Adresa sídla spoločnosti je samozrejme aj údaj, ktorý sa povinne zapisuje do obchodného registra pri zakladaní spoločnosti. Zmena sídla spoločnosti na rozdiel napr. od zmeny konateľa alebo rozšírenia predmetov podnikania je účinná až zápisom do obchodného registra. Novú adresu sídla je teda možné používať až po zápise nového sídla spoločnosti do OR. 

Kde môže byť sídlo firmy 

Sídlo firmy vo vlastnom byte/dome

Tu je dôležité si uvedomiť, že miesto, kde reálne podnikáme - výrobné priestory, prevádzkareň, predajňa, kancelárske priestory - vôbec nemusia byť totožné s adresou sídla spoločnosti v obchodnom registri. Ako sídlo firmy do obchodného registra môžete zapísať akúkoľvek nehnuteľnosť, ktorá má pridelené súpisné a orientačné číslo. Zároveň musí majiteľ nehnuteľnosti súhlasiť s uvedením danej nehnuteľnosti - adresy ako sídla Vašej spoločnosti. Najčastejšie sa stretávame s tým, že sú ako sídla spoločnosti uvedené byty resp. domy spoločníkov/konateľov, čo pravdepodobne nie je ideálne riešenie - nakoľko podnikateľ nemá oddelený "pracovný" a "osobný" život. 

Sídlo firmy v prenajatých priestoroch

Druhou najčastejšie využívanou možnosťou je zriadenie sídla firmy v prenajatých priestoroch. V tomto prípade ak podnikateľ mení miesto prevádzky, je nútený aj zmeniť sídlo firmy v obchodnom registri so všetkou administratívou a povinnosťami uvedenými v tomto článku. 

Sídlo firmy vo vlastných priestoroch / virtuálne sídlo 

Ako ideálna možnosť sa tak javí byť vlastníkom nebytových priestorov alebo využiť služby tzv. virtuálneho sídla, čo je služba ktorej obľuba medzi podnikateľmi každým rokom narastá. Keď sa rozhodnete využiť služby virtuálneho sídla od profesionálnej spoločnosti, máte uvedenú ako adresu sídla firmy reprezentatívnu nehnuteľnosť na lukratívnej adrese - ideálne v Bratislave - máte teda oddelený osobný a profesionálny život. Zároveň ale so zmenou miesta predajne či kancelárie, výrobných priestorov nemusíte meniť sídlo firmy - to Vám zostáva stále to isté. Ďalšou výhodou sídla firmy v Bratislave je anonymita a "pokoj" od daňových úradníkov, ktorí úspešní podnikatelia v menších mestách nikdy nemajú. Viac o výhodách virtuálneho sídla firmy a na čo myslieť pri jeho výbere sa dočítate na TU.

Preukázanie vzťahu firmy k nehnuteľnosti (novému sídlu firmy)

Keď sa rozhodnete, ktorú z vyššie uvedených alternatív chcete zapísať ako Vaše nové sídlo spoločnosti je potrebné preukázať vzťah Vašej spoločnosti k novej adrese - nehnuteľnosti. Keď je Vaša spoločnosť vlastníkom nehnuteľnosti - čo je ideálny prípad, obchodnému registru postačuje predložiť len výpis listu vlastníctva. V prípade, ak Vaša spoločnosť nie je vlastníkom nehnuteľnosti, môže byť súhlas so zriadením sídla vyšpecifikovaný v nájomnej zmluve alebo majiteľ nehnuteľnosti pripraví a podpíše samostatný dokument - súhlas so zriadením sídla spoločnosti. Upozorňujeme, že podpis na dokumente, ktorý ma preukazovať oprávnenie užívať nehnuteľnosť ako sídlo spoločnosti, musí byť úradne overený. Samozrejme, nič nebráni tomu, aby sa vytvoril podnájomný vzťah. Je však dôležité, aby ste v prípade podnájomného vzťahu predložili na obchodný register nielen podnájomnú zmluvu, ale aj nájomnú zmluvu uzatvorenú medzi vlastníkom a nájomcom, v ktorej je uvedené, že vlastník súhlasí s podnájmom a tiež že súhlasí so zriadením sídla, pričom podpis musí byť úradne overený.

Zmena sídla s.r.o. v 4 krokoch  

1. Rozhodnutie o zmene sídla spoločnosti
2. Vypracovanie dokumentov potrebných k zápisu zmeny sídla do OR
3. Podanie návrhu na zápis do obchodného registra 
4. Ohlásenie zmeny sídla na úradoch, v banke, u obchodných partnerov 

1. Rozhodnutie o zmene sídla firmy

V prvom kroku je samozrejme potrebné prijať rozhodnutie o zmene sídla spoločnosti a dať vypracovať príslušné dokumenty interne alebo externe - špecialistom. Dokument, v ktorom sa rozhoduje o zmene sídla firmy je v prípade "jednoosobovej eseročky" rozhodnutie jediného spoločníka. V prípade firmy, ktorá má viac spoločníkov o tejto zmene rozhoduje valné zhromaždenie. V súlade so spoločenskou zmluvou spoločnosti zvoláva toto valné zhromaždenie konateľ. Štandardne so zmenou sídla s.r.o. na novú adresu musí súhlasiť nadpolovičná väčšina spoločníkov. 

2. Príprava dokumentov potrebných k zmene sídla firmy 

Z valného zhromaždenia sa spíše zápisnica, ktorú podpisuje zvolený predseda valného zhromaždenia a zapisovateľ. Zároveň každý z prítomných spoločníkov podpíše prezenčnú listinu, ktorá sa taktiež prikladá k návrhu na zápis zmeny sídla do obchodného registra. V rozhodnutí jediného spoločníka resp. v zápisnici z  valného zhromaždenia je potrebné uviesť presnú adresu nového sídla spoločnosti. Podpis jediného spoločníka ani orgánov valného zhromaždenia nie je potrebné pre účely zápisu zmeny sídla v obchodnom registri úradne osvedčiť.

K úspešnému zápisu zmeny sídla v obchodnom registri bude samozrejme potrebné vypracovať návrh na zápis zmien do obchodného registra, v ktorom je potrebné uviesť, že sa vymazáva aktuálne sídlo spoločnosti a zapisuje sa nová adresa sídla spoločnosti. Na návrhu musí byť podpis navrhovateľa t.j. konateľa spoločnosti úradne osvedčený.

Nepovinnou prílohou návrhu na zápis zmeny sídla do obchodného registra je úplné znenie spoločenskej zmluvy, resp. zakladateľskej listiny. Konateľ je povinný pri každej zmene spoločenskej zmluvy vypracovať a uložiť do zbierky listín obchodného registra jej úplné znenie. Uvedené môže uložiť do zbierky listín aj samostatne, ale aj súčasne s návrhom na zápis zmeny.

Dokumenty, ktoré je potrebné vypracovať: 

• Rozhodnutie jediného spoločníka (jednoosobová eseročka) resp. zápisnica z valného zhromaždenia, ak má spoločnosť viac spoločníkov, resp. akcionárov v prípade akciovej spoločnosti (v tomto prípade musí byť zápisnica vo forme notárskej zápisnice) 
• Prezenčná listina (pokiaľ má spoločnosť viac spoločníkov)
• Plnomocenstvo (v prípade ak návrh nepodáva štatutár)
• Dokumentácia k preukázaniu vzťahu k nehnuteľnosti - súhlas so zriedením sídla, nájomná, podnájomná zmluva (potreba úradne overeného podpisu)
• Návrh na zápis tejto zmeny do obchodného registra 
• Úplné znenie zakladateľskej listiny/spoločenskej zmluvy
• Prípadne iné v závislosti od nastavenia interných procesov vo Vašej firme 

3. Zápis zmeny do obchodného registra 

Po tom, čo máte skompletizovanú a podpísanú všetku dokumentáciu je na rade podanie návrhu na zápis zmeny do obchodného registra. Ten je možné podať buď v listinnej podobe alebo elektronicky. Pri listinnom podaní je súdny poplatok 66,- € a samotný návrh ako aj všetky prílohy k návrhu musia byť podané minimálne v dvoch vyhotoveniach. V prípade elektronického podania návrhu je súdny poplatok polovičný - teda 33,- €. Zároveň tým, že všetky dokumenty sú podávané elektronicky stačí originály dokumentov naskenovať, podpísať zaručeným elektronickým podpisom a nahrať na portál www.slovensko.sk. (Výhoda elektronického podania - nižší poplatok je bohužiaľ vykompenzovaná povinnosťou disponovať programami, ktoré sú k elektronickej komunikácií nevyhnutné a ktoré je potrebné si prípadne aj zakúpiť). 

Registrový súd má na zápis rozšírenia predmetov podnikania do obchodného registra a vydanie potvrdenia o vykonaní tejto zmeny lehotu 2 pracovné dni odo dňa podania návrhu na zápis v podateľni, ak podávame návrh v listinnej podobe. V prípade podania návrhu elektronicky začína plynúť lehota 2 pracovné dní odo dňa pridelenia vyššieho súdneho úradníka. 

V praxi sa však najmä v Bratislave stáva, že vyšší súdni úradníci si túto lehotu predĺžia o ďalších 10  dní. Po úspešnom zápise zmeny sídla spoločnosti do OR získate potvrdenie o vykonaní zápisu a originál výpisu spoločnosti z OR. 

4. Ohlásenie zmeny sídla firmy

Ohlásenie zmeny na daňovom úrade

Po zápise zmeny sídla spoločnosti si môžete osobne prevziať výpis z obchodného registra alebo Vám ho súd doručí poštou. Keďže zápis zmeny sídla má konštitutívny účinok, nové sídlo spoločnosti môžete uvádzať až od okamihu zápisu v obchodnom registri. Zmenu sídla je potrebné oznámiť daňovému úradu v 30 dňovej lehote odo dňa zápisu zmien do obchodného registra. Nakoľko od 1.1.2018 musia všetky obchodné spoločnosti komunikovať s daňovým úradom len elektronicky je potrebné, aby ste túto zmenu ohlásili  prostredníctvom všeobecného podania na register cez portál www.financnasprava.sk . Zároveň je potrebné správcovi dane poslať aj pôvodné osvedčenia o pridelení DIČ resp. IČ DPH. Správca dane Vám následne vydá nové osvedčenia o pridelenom DIČ resp. IČ DPH už s novou adresou sídla spoločnosti. Za nesplnenie tejto ohlasovacej povinnosti daňový úrad môže uložiť pokutu v rozmedzí 3až do výšky 3 310,- €. 

Zmenu sídla nezabudnite ohlásiť : 

• Daňový úrad
• Dopravný inšpektorát
• Colný úrad
• Regionálne úrady
• Zdravotná poisťovňa
• Sociálna poisťovňa
• Bankové účty
• Obchodní partneri - dodávatelia a odberatelia
• Nezabudnite si nové sídlo firmy označiť na fasáde budovy a poštovej schránke
• Vymeňte si údaje na pečiatke
• Upravte si sídlo spoločnosti na vizitkách
• Upravte si hlavičkové papiere
• Upravte si údaje na vašej webovej stránke a všetkých internetových katalógoch

Po ohlásení týchto zmien na všetkých vyššie spomenutých miestach, máte všetky povinnosti so zmenou sídla spojené a môžete ďalej úspešne podnikať. Práve v súvislosti so značnou byrokraciou spojenou so zmenou sídla si mnohí klienti volia ako sídlo firmy - tzv virtuálne sídlo firmy. To im zostáva totožné počas celého obdobia podnikania. Nemusia tak prípadnú zmenu "kontaktného miesta" - pracne a často ohlasovať na všetkých vyššie uvedených miestach. O možnostiach služby virtuálneho sídla sa dočítate viac napr. tu.

Želáme Vám veľa úspechov a v prípade záujmu sa tešíme na spoluprácu.