Elektronické doručovanie pre právnické osoby po 1.1.2017

29. November 2016
Rady, tipy, úvahy

Podnikatelia nepodceňujte elektronické doručovanie úradných dokumentov od orgánov verejnej moci po 1.1.2017 a pripravte sa naň s dostatočným predstihom. Pri správach doručených do elektronickej schránky vašej firmy platí fikcia doručenia, takže je vo vašom najvyššom záujme mať možnosť tieto správy pravidelne čítať. Ako bude elektronické doručovanie prebiehať, čo si musíte vybaviť a prípadne ako sa týmto povinnostiam vyhnúť sa dočítate v článku nižšie. 

Zmena v komunikácii štátne úrady - podnikateľ po 1.1.2017

Od 1. januára 2017 nastáva v komunikácii medzi štátom a firmami výrazná zmena. Papierovú komunikáciu nahradí elektronická, ktorej sa nevyhnete ani keby ste chceli. Čo to v praxi znamená? Všetky doteraz doručované dokumenty v listovej podobe, bude po novom štát posielať v elektronickej podobe. Túto problematiku rieši zákon o e-governmente a ak ste štatutárom spoločnosti, tak ste pravdepodobne už obdržali jeden z 260 000 listov, ktoré ministerstvo vnútra rozposielalo v priebehu mesiaca november. 

Čo je elektronická schránka?

Elektronickú schránku si môžete predstaviť ako mimoriadne bezpečnú “emailovú schránku”, ktorú vám zadarmo zriadil štát. Do tejto schránky vám po novom bude posielať takmer všetky písomnosti. Ide najmä o dokumenty od ministerstiev, miest, obcí, súdov a úradov. Všetky spoločnosti už majú tieto elektronické schránky zriadené a môžu si ich aktivovať. Ich automatická aktivácia a doručovanie do nich bude aktuálne od 1. januára 2017. Ak si chcete otestovať prostredie a na komunikáciu sa vopred pripraviť, odporúčame vám schránku aktivovať čo najskôr. 

Papierová komunikácia a jej nevýhody

Aktuálny stav všetci poznáte. Súd vám doručí písomnosť v listovej podobe. Tú si ako konateľ firmy prevezmete a od tohto okamihu vám začína plynúť lehota na reakciu. Nevýhodou papierovej komunikácie a doručovania klasicky poštou sú nasledovné. Adresát môže zdržiavať prevzatie doručenej písomnosti, a to jej prevzatím spravidla až posledný deň na pošte. Prípadne neprevezme dokument vôbec. Neprevzatú písomnosť je potrebné opätovne doručovať, resp. doručovať iným spôsobom v prípade, ak nešlo o zásielky s fikciou doručenia. Adresát tak získal čas navyše na reakciu, čo nie je vždy v prospech veci. 

Elektronická komunikácia - jej výhody a zmeny, ktoré prináša 

Výhodou elektronickej komunikácie zo strany orgánu verejnej moci je samotné doručovanie. Písomnosť sa považuje za doručenú v okamihu jej prijatia do elektronickej schránky. Účinky doručenia teda nastávajú v okamihu doručenia do elektronickej schránky, a to bez ohľadu na vedomosť adresáta o tomto doručení. Výnimka z tohto pravidla sa bude uplatňovať pri písomnostiach bežne doručovaných do vlastných rúk. V tomto prípade sa na riadne doručenie vyžaduje potvrdenie zo strany prijímateľa elektronického dokumentu, a to formou doručenky. V prípade nepotvrdenia doručenia sa elektronický dokumenty doručovaný do vlastných rúk považuje za doručený po márnom uplynutí 15 dní od jeho uloženia do elektronickej schránky. Tieto praktické výhody pri doručovaní bez ohľadu na vedomosť adresáta dopomôžu k zrýchleniu jednotlivých konaní pred orgánmi verejnej moci a znemožnia tak účelné odkladania prijatia písomností ich neskorším prevzatím na pošte alebo neprevzatia vôbec.

Prihlásenie do elektronickej schránky 

Prihlásiť sa do elektronickej schránky je možné len prostredníctvom občianskeho preukazu s elektronickým čipom (eID karta), prideleným bezpečnostným osobným kódom (BOK), čítačkou elektronických kariet a príslušných ovládačov a softvéru. O vydanie občianskeho preukazu s elektronickým čipom môžete požiadať na akomkoľvek oddelení dokladov príslušného okresného riaditeľstva Policajného zboru SR. Rovnako ako my, tak aj štát v masívnej televíznej či rozhlasovej kampani odporúča podať žiadosť o vydanie tohto občianskeho preukazu čím skôr, nakoľko s blížiacim sa termínom bude počet žiadateľov pravdepodobne rásť. Okrem občianskeho preukazu s  elektronickým čipom budete musieť inštalovať niekoľko programov a naučiť sa s celým systémom pracovať. 

V prípade ak nie ste veľmi technicky zdatný, odporúčame vám službu: Školenie, inštalácie a nastavenie elektronickej schránky. V priebehu 1-2 hodín tak odchádzate so všetkými potrebnými informáciami, so všetkými nainštalovanými programami a praktickou ukážkou komunikácie. Ušetríte tak hodiny trápenia spojené so zisťovaním informácií, resp. inštaláciami, ak nie ste technický typ. Cena tohto školenia, vrátane inštalácií všetkých potrebných programov a praktickej inštruktáže je len 89 euro. Zavolajte nám na tel. číslo 0221 029 986 a dohodnite si termín stretnutia. 

Prihlasovanie zahraničných konateľov 

Podmienkou prístupu a disponovania s elektronickou schránkou je držba občianskeho preukazu s elektronickým čipom alebo dokladu o prechodnom pobyte s elektronickým čipom. Konatelia z členských štátov EÚ majú v zásade len dve možnosti - registráciu občana EÚ alebo na správu elektronickej schránky niekoho splnomocniť. 

Registrácia občana EÚ

V tomto prípade však musí konateľ disponovať aj reálnym prechodným bydliskom a komunikovať s cudzineckou políciou, čo nie je najšťastnejšie riešenie, ktoré je časovo a finančné náročné.  

Plnomocenstvo na správu elektronickej schránky

Áno, na správu elektronickej pošty je možné splnomocniť vami určenú inú spoločnosť či fyzickú osobu. V tomto prípade presne určíte, aké má splnomocnená firma či osoba oprávnenia. Profesionálna firma, napr. tiež naša spoločnosť M2 Business, tak na základe plnej moci pre našich zahraničných klientov spravuje ich elektronické schránky. V prípade, ak obdržia elektronickú správu, otvorí ju a prepošle ešte v ten deň klientovi na ním zadaný e-mail. Ten sa bez toho, aby disponoval občianskym preukazom s elektronickým čipom dostane ku všetkým dôležitým informáciám a elektronickým správam zo súdov, ministerstiev, obcí či miest a môže tak okamžite reagovať.

Správa elektronickej schránky na kľúč i pre slovenských konateľov


K povereniu správy elektronickej schránky sú mnohí zahraniční konatelia donútení, nakoľko nedisponujú občianskym preukazom s elektronickým čipom. Táto služba je k dispozícií aj pre slovenských štatutárov. Je určená pre tých z vás, ktorí nechcete mať “načipovaný” občiansky preukaz, nechcete si inštalovať ďalšie programy a učiť sa ako elektronicky komunikovať a spravovať elektronickú schránku; a zároveň preferujete pohodlie a ste ochotný zaplatiť za tento komfort férových 10 euro mesačne. Dopyt po tejto službe pôvodne určenej len pre zahraničných klientov prekvapil i nás na www.M2B.sk. Ak máte záujem o viac informácií, zavolajte nám na tel. číslo 0221 029 986. 

Elektronická komunikácia štát - občan - podnikateľ bude veľkou výzvou pre každú zúčastnenú stranu. V praxi sme sa stretli s tým, že aj keď na niektoré firmy máme zriadenú elektronickú schránku, rozhodnutie nám prišlo písomnou formou. Uvidíme, čo prinesie prax po 1.1.2017. Ak máte svojich starostí a výziev dosť aj bez elektronických schránok, pouvažujte nad vyššie uvedenými službami a prechod na elektronickú komunikáciu so štátom si čo najviac zjednodušte. 







Ing. Ondrej Mizerák M. Sc., konateľ M2 Business s.r.o.