V predchádzajúcich článkoch sme si porovnali výhody sídla firmy vo vlastnom byte, v prenajatej kancelárii a virtuálneho sídla. Detailne sme si predstavili výhody virtuálneho sídla a uviedli typických klientov, ktorí túto službu využívajú. Dnešným posledným článkom tohto seriálu si napíšeme to najdôležitejšie ak vás táto služba zaujala. Podľa čoho si virtuálne sídlo vybrať aby ste boli dlhodobo spokojní a neskôr nebanovali.
8 x na čo myslieť pri výbere virtuálneho sídla
V posledných rokoch narástol počet poskytovateľov virtuálneho sídla ako huby po daždi. To len dokazuje, že o túto službu je rastúci záujem. Ponuka sídiel je široká. Od lacných v prenajatých bytoch v menších mestách po dražšie profesionálne sídla v Bratislave. Podľa čoho si teda vybrať virtuálne sídlo aby ste neskôr neoľutovali ulakomenie na najnižšiu ponuku. Ostatne všetci poznáme porekadlo: Nie sme tak bohatí, aby sme si mohli kupovať lacné veci. Aké nároky by malo virtuálne sídlo spĺňať:
Virtuálne sídlo musí byť kancelársky priestor
V zahraničí je úplnou samozrejmosťou, že virtuálne sídlo poskytujú len profesionálne spoločnosti, a to v nádherných reprezentatívnych kancelárskych priestoroch na dobrých adresách. Na Slovensku sú však rôzni "podnikavci", čo robia všetko a nič poriadne. Preto sa sa stretnete i s ponukou zriadenia virtuálneho sídla v byte. Sú síce lacné no tomu zodpovedá aj rozsah a kvalita poskytnutých služieb a hlavne sa pri sídle v byte stráca pointa virtuálneho sídla. Tá je mať sídlo v reprezentatívnych priestoroch, pred rokovaním si prenajať zasadačku, no platiť mesačne 5x menej ako by som platil za prenájom kancelárie stredného štandardu.
Priestory virtuálneho sídla by mal vlastniť priamo poskytovateľ virtuálneho sídla
Túto dôležitú podmienku nespĺňa veľmi veľa virtuálnych sídiel a pritom jej opomenutie predstavuje jedno z najväčších rizík. Podstata rizika spočíva z väčšej časti v tom, že ak namiesto poskytovateľa virtuálneho sídla vlastní tieto priestory iný vlastník, môže sa teda tento iný vlastník hocikedy rozhodnúť vypovedať zmluvu a odvolať súhlas so zriadením virtuálneho sídla vašej spoločnosti. Poskytovateľ sa tak ocitne v patovej situácii a ani pri vynaložení najväčšieho úsilia vám nedokáže garantovať trvalé rozhodnutie vlastníka s udeleným súhlasom k virtuálnemu sídlu. Vy si budete musieť zmeniť sídlo v obchodnom registri, znášať náklady, komplikácie a oznamovacie povinnosti s tým súvisiace. Ak sú ale priestory virtuálneho sídla vo výlučnom vlastníctve poskytovateľa takéhoto sídla, tak máte garantovaný seriózny záujem o poskytovanie tejto služby dlhodobo. Danú nehnuteľnosť spoločnosť, ktorá poskytuje virtuálne sídlo za týmto účelom kúpila a investovala do nej kapitál. Je teda v záujme poskytovateľa, aby vám poskytoval nadštandardné služby a aby ste boli čo najdlhšie jeho spokojným klientom.
Adresa sídla a reprezentatívnosť budovy, priestorov
Adresa sídla spoločnosti v okrajových častiach mesta, prímestských častiach alebo na uliciach, ktoré sú známe kriminalitou, nie sú práve ideálnym riešením. Rovnako budova, v ktorej máte sídlo, by mala byť reprezentatívnou novostavbou alebo zrekonštruovanou budovou, a nie monumentom predchádzajúcich režimov.
Deň otvorených dverí - konzultácia, predstavenie priestorov a systému práce
Ak uvažujete o zriadení virtuálneho sídla, dohodnite si vopred konzultáciu a navštívte priestory, o ktorých uvažujete. Nájdite si preto čas a zistite, ako na vás v danej spoločnosti poskytujúcej virtuálne sídlo zapôsobia. Zároveň sledujte, či sa vami navštívený poskytovateľ prezentuje len s cieľom zarobiť peniaze alebo vám s ochotou opisuje služby s pridanou hodnotou, ktoré vo vás vzbudia nepochybný záujem. Každý seriózny poskytovateľ by vám mal odprezentovať jeho ponuku osobne a v priestoroch sídla, a zároveň tiež zodpovedať na všetky doplňujúce otázky. Ak má daný poskytovateľ s osobnou návštevou problém, pravdepodobne niečo skrýva.
Správa, preberanie, notifikácie a odovzdávanie pošty musia byť poskytované na 100%
Štandardne je súčasťou služby zriadenia virtuálneho sídla i správa, preberanie, notifikácia o doručenej pošte, ako aj jej preposielanie a odovzdávanie. Informujte sa, či je na túto službu vyhradený konkrétny zamestnanec, ktorý túto agendu spravuje. Žiadajte priamy kontakt na osobu, u ktorej sa môžete informovať alebo ju vopred upozorniť, ak čakáte doručenie dôležitej zásielky. Notifikácia o doručenej pošte do 24 hodín od jej doručenia by mala byť samozrejmosťou. V prípade, ak si poštu preberáte osobne v sídle spoločnosti, súčasťou odovzdania každej zásielky by mal byť tiež podpis preberacieho protokolu, aby bolo jasne deklarované, ktorú poštu vám spoločnosť odovzdala a ktorú ešte nie. Perfektná správa pošty je jednou z najdôležitejších služieb spojených s poskytovaním virtuálneho sídla. Daná firma totiž preberá a pracuje s vašimi dôležitými dokumentmi. Poučte sa z chýb podnikateľov, ktorí sa ulakomili a riskovali neovereného poskytovateľa aby ušetrili na poplatku za virtuálnom sídle 15€ mesačne. Keď však nedostali notifikáciu o prebraní predvolania na daňovú kontrolu a následne dostali pokutu v 5000€, už bolo neskoro uvedomiť si túto chybu.
Bezproblémové parkovanie
Ak preferujete preberanie pošty osobne, uistite sa, či sa v blízkosti virtuálneho sídla nachádza bezproblémové parkovanie. Oceníte to najmä pri preberaní pošty, ale taktiež aj pri využití prenájmu zasadacích priestorov pre rokovanie s klientom. Ten vďaka pohodlnému zaparkovaniu príde na stretnutie s dobrým pocitom a vám tak neunikne dôležitý a výhodný obchod.
Mesto, v ktorom je virtuálne sídlo zriadené - Bratislava je ideálna.
Vo všeobecnosti platí, že ak ste orientovaný na zahraničné trhy, optimálne je mať zriadené sídlo v hlavnom meste SR, v Bratislave. Zahraničný obchodný partner skôr bude poznať Bratislavu, ako niektoré z krajských miest. V prípade, ak vaša firma dodáva služby a tovar po celej SR, virtuálne sídlo v hlavnom meste je pravdepodobne najideálnejším riešením. Poskytne vám anonymitu pred daňovými úradníkmi. Ste len jednou z tisícok firiem v Bratislave a v prípade, ak nemáte žiadosti o vrátenie nadmerného odpočtu DPH, je pravdepodobnosť, že budete mať daňovú kontrolu zanedbateľná, čo sa o sídle v okresnom či krajskom meste s istotou povedať nedá. Ak však pôsobíte ako lokálny dodávateľ napríklad v Žilinskom, či Košickom kraji, môže byť i sídlo v týchto mestách vhodnou voľbou. Sídlo bližšie k odberateľom a lokálna príslušnosť vám môžu pomôcť presadiť sa skôr, ako keď bude vaša spoločnosť situovaná v Bratislave. Samozrejme, sídlo v menšom meste by malo spĺňať všetky vyššie uvedené podmienky, inak to môže byť skôr na škodu, ako na úžitok.
Výhodný balík: sídlo spoločnosti plus založenie firmy či zmena sídla so zľavou
Väčšina spoločností, ktorá pôsobí v oblasti poskytovania služieb virtuálneho sídla, pôsobí taktiež v oblasti korporátnej agendy – teda zakladania firiem, resp. zápisu zmien do obchodného registra. Spravidla majú pre klientov pripravené zaujímavé balíky služieb s rôznym rozsahom zliav pri objednávke založenia spoločnosti, predaja ready made firmy resp. zápisu zmeny sídla do obchodného registra. Ak daný poskytovateľ túto službu neposkytuje, odporúčame osloviť iného. Napr. naša spoločnosť poskytuje pri súčasnej objednávke sídla spoločnosti so založením alebo predajom ready made firmy zľavu 200€. Čo je z ceny založenia s.r.o. vo výške 399€ viac ako 50% zľava, preto je i klientmi veľmi často využívaná.
Veríme, že vám seriál článkov:
Virtuálne sídlo firmy, sídlo firmy v byte a prenajatej kancelárii - porovnanie
Typický klient virtuálneho sídla a dnešný článok
8 kritérií podľa ktorých si vybrať virtuálne sídlo
pomohli zorientovať sa v tom, čo služba virtuálneho sídla predstavuje a aké sú jej výhody. Zároveň dúfame, že sa vďaka nemu rozhodnete pre správneho poskytovateľa tejto služby. Cena je totiž dôležitým merítkom pri rozhodovaní, no ak vám neskúsená spoločnosť neoznámi doručenie dôležitých zásielok (napr. predvolanie na daňovú kontrolu), môže byť „cena za zlý výber poskytovateľa“ omnoho vyššia. Zodpovednosť a poctivý prístup ku klientom sú základné atribúty vo vzťahu ku klientom.
Ponuku nami poskytovaných virtuálnych sídiel nájdete na adrese: www.virtuálnesidlo.sk. Rád vám ich osobne odprezentujem a odporučím to najvhodnejšie pre vás.
